Politique de confidentialité et de cookies

Politique de confidentialité et de cookie

Objet

Vous accordez une importance particulière à la manière dont vos données sont collectées, utilisées et partagées par ce site Web et plus généralement traitées au sein du Royal Tennis Club Arlon, quelle que soit leur source.

Par conséquent, dans le respect du nouveau Règlement Général sur la Protection des Données privées (RGPD) entré en vigueur le 25 mai 2018, nous avons établi la présente politique de confidentialité (ou encore désignée ci-après «Politique») pour vous permettre de prendre connaissance des pratiques et conditions dans lesquelles les informations ou données à caractère personnel (ci-après «Données» ou «Donnée»), collectées digitalement à l’adresse  Web : http://www.rtcarlon.be (ci-après «Site») ou non digitalement, sont recueillies, utilisées et conservées par son Propriétaire ou les membres de son Comité (ci-après «RTCA» ou «Club») :

Royal Tennis Club Arlon

21 rue des Mélèzes

B-6700 Arlon

Tel. : 063 21 76 11

Email : club@rtcarlon.be

Compte tenu de l’évolution constante des lois et règlements en matière de technologie et de protection des données à caractère personnel, il est normal que la présente Politique suive cette évolution et soit opportunément mise à jour. Toute mise à jour publiée par le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données privées) entraînant obligatoirement une modification substantielle de la présente Politique, et nécessitant un consentement éclairé, fera l’objet d’une diffusion de l’information à tout utilisateur par tout moyen au moment de sa publication. Les mises à jour ne nécessitant pas le consentement éclairé feront simplement l’objet d’une mise à niveau des présentes conditions consultables par le visiteur.

Si l’une ou l’autre quelconque des clauses de la présente Politique devait être déclarée nulle ou non conforme au RGPD, elle sera réputée non écrite mais n’entraînera pas la nullité des autres clauses figurant dans notre Politique.

La présente Politique trouve son application pour toutes Données collectées directement par les différents formulaires de collecte disponibles sur ce Site ou recueillies indirectement par l’existence de cookies de sessions et/ou traceurs (fichiers texte sans danger pour votre matériel) sur ce Site, ou encore nous transmises directement par les moyens classiques que sont le téléphone, SMS, fax, e-mail ou contact physique entretenus par le RTCA.

Elle ne s’applique pas aux Données recueillies par des tierces parties ou par le biais de sites gérés par ces dernières dans des contenus embarqués par ce Site, y compris via des applications ou contenus (y compris les publicités) redirigeant l’utilisateur vers ce Site.

Nous vous remercions de lire attentivement notre Politique concernant le traitement de vos Données personnelles et vous informons que la consultation et/ou l’utilisation de notre Site entraîne obligatoirement l’acceptation des présentes conditions.

Si votre adhésion, requise à tout moment, n’est pas obtenue, nous vous invitons à ne pas utiliser notre Site ou du moins, les engagements qui exigent votre consentement explicite. Il est globalement admis dans ce cas que certaines fonctionnalités peuvent ne pas vous donner pleine satisfaction, contre lesquelles aucune action de droit ne pourra être exercée.

Par ailleurs, il vous appartient de vous assurer que toute Donnée communiquée au RTCA soit complète et à jour.

Quelles sont les Données collectées par le RTCA et comment sont-elles recueillies ?

Les Données que nous récoltons varient selon leur nature et leur finalité, nécessitées de manière générale par l’exercice de l’activité principale de notre Association qui s’inscrit dans la mise à disposition de terrains de tennis, l’organisation de cours, formations et stages, la participation à des compétitions, événements et manifestations en relation avec cette activité.

Afin de mener à bien l’objet de notre activité, nous sommes susceptibles de collecter les Données suivantes selon 2 manières :

1. de manière directe

  • Votre adresse e-mail vous sera obligatoirement requise sur l’ensemble de nos formulaires de contact et de collecte et plus précisément, si vous désirez :
    • nous contacter pour une demande d’information, une question sur nos activités, une réclamation ou une plainte
    • vous inscrire à une liste de diffusion de notre Newsletter si cette fonctionnalité est disponible
    • émettre un commentaire à propos de nos activités,
    • signaler du contenu erroné ou illicite
  • des Données relatives à votre identité, nom, prénom, adresses postales, numéros de téléphone, et autres informations utiles, pour :
    • certains formulaires de collecte du Site : Newsletter, inscription Membre, Cours, Stages, etc
    • la création d’un compte utilisateur sur notre
  • des Données sur vos coordonnées bancaires, pour :
    • procéder à des éventuels remboursements de prestations
  • des Données lorsque vous communiquez avec le RTCA directement par téléphone, SMS, fax ou par mail ou encore lors de contacts de visu avec les administrateurs ou toute autre personne travaillant pour le club.
  • des Données s’ils en contiennent dans les fichiers attachés ou les images (données EXIF de localisation) transférés avec le formulaire de contact ou par mail, ou tout autre moyen
  • une copie des échanges avec le RTCA, y compris les adresses e-mails, est effectuée et archivée pour une durée maximale de 5 ans lorsque vous nous contactez selon ces différents moyens ;

2. de manière indirecte, au moyen de cookies/traceurs (fichiers texte sans danger)

  • des Données temporaires dans nos formulaires de collecte (commentaires et questions sur nos activités) pour améliorer le confort d’utilisation de notre Site et en faciliter leur usage, ainsi pour ne pas à chaque fois renseigner les informations déjà saisies précédemment
  • des Données de sécurité afin d’appliquer différents filtres, anti-spam, commentaires, contacts et messages indésirables
  • des Données relatives à la navigation, il s’agit des données relatives à la manière dont vous utilisez le Site comprenant l’adresse IP, le navigateur utilisé, la durée de navigation, l’historique des recherches, le système d’exploitation utilisé, la langue et les pages visualisées
  • des Données concernant vos visites sur notre Site, y compris les données de trafic, les fichiers de journal et autres données ou ressources de communication
  • des Données relatives à l’utilisation des réseaux sociaux lorsque vous en utilisez les fonctionnalités disponibles
  • Si vous déposez un commentaire sur notre site, il vous sera proposé d’enregistrer votre nom, adresse de messagerie et site web dans des cookies. C’est uniquement pour votre confort afin de ne pas avoir à saisir ces informations si vous déposez un autre commentaire plus tard.

La plupart des autres Données collectées par les cookies le sont de manière anonyme et pour celles qui ne le seraient pas, nous avons fait le choix d’anonymiser toutes les Données recueillies et enregistrées au moyen des cookies/traceurs de sorte que votre consentement explicite n’est nullement requis pour poursuivre une visite confortable de notre Site.

Il vous est, cependant, toujours loisible de désactiver l’utilisation des cookies/traceurs en configurant les paramètres de votre propre navigateur internet, quel que soit le programme utilisé, (Internet Explorer, Edge, Firefox, Google Chrome, Safari, etc.) avec, comme conséquences, le désagrément d’être confronté à des fonctionnalités partiellement ou totalement inopérantes. Consultez l’aide de votre navigateur à ce propos.

Il existe plusieurs sources internet vous permettant de comprendre et de configurer l’utilisation des cookies sur votre appareil, dont celui-ci. (En anglais)

Utilisation de vos Données par le RTCA

Toutes les Données que nous recueillons, directement ou indirectement auprès de vous, enregistrées ou non sur ce Site, dans des bases de données ou sauvegardes numériques ou encore des fichiers textes, internes ou externes, peuvent être utilisées pour :

  • vous présenter notre Site et son contenu
  • personnaliser votre expérience et répondre à vos besoins individuels
  • vous notifier les modifications de notre Site, de notre organisation et de la structure du Club
  • fournir éventuellement un contenu publicitaire personnalisé
  • procéder à des actions de communication sur les activités du Club
  • améliorer notre Site Web
  • améliorer votre expérience utilisateur et vos besoins de prise en charge
  • vous contacter par e-mail, téléphone, SMS, fax ou par les réseaux sociaux
  • gérer utilement les inscriptions à notre Newsletter et aux diverses activités du Club
  • analyser le trafic du Site et dresser des statistiques de profil et de fréquentation
  • évaluer les habitudes de navigation et accélérer vos recherches
  • nous aider à comprendre la manière dont vous utilisez notre Site pour l’améliorer.

Toutes les Données ou encore identifiées comme telles sont utilisées dans le cadre exclusif de l’activité du RTCA, qui s’engage à ne pas les affecter à d’autres finalités sans avoir eu le consentement préalable de la personne concernée.

Traitement de vos données

Vos Données sont traitées par le RTCA, les partenaires ou prestataires internes et externes, en charge de :

  • la gestion et le développement du Site
  • l’hébergement du Site et de ses bases de données
  • la gestion éventuelle des mailings et envois postaux (Newsletter, e-mails d’infos, SMS, message privé, courrier postal, etc)
  • la gestion des membres du Club et des abonnements
  • la gestion des activités du Club
  • l’éventuel recours à un traitement administratif ou comptable
  • l’éventuel recours à un traitement juridique.

Les partenaires ou prestataires externes du Site et du RTCA sont contraints par des obligations contractuelles de respecter la confidentialité des Données et de les exploiter uniquement pour les fins pour lesquelles nous les leur transmettons.

Vos Données pourront être transmises à tout acquéreur ou autre repreneur ou encore successeur en cas de fusion, cession, restructuration, réorganisation, dissolution ou autre vente ou transfert d’une partie ou de la totalité des actifs du RTCA en raison d’incertitudes ou de faillite, liquidation ou autres processus dans le cadre desquels les Données des utilisateurs du Site figurent parmi les actifs cédés.

Nous pouvons être également appelés de divulguer vos Données :

  • pour nous conformer à tout mandat juridique, toute loi ou tout procédé juridique, y compris aux demandes gouvernementales, régionales et réglementaires ;
  • si nous estimons que la divulgation est rendue nécessaire ou adéquate dans le cadre de la protection des droits, de la propriété ou de la sécurité du RTCA, de ses membres ou autres parties prenantes ; ladite divulgation inclut l’échange d’informations avec d’autres organisations à des fins de protection contre toute malversation.

Contenu embarqué depuis d’autres sites

Ce Site peut inclure des contenus intégrés (par exemple des réseaux sociaux, vidéos, images, articles, publicités…). Le contenu intégré depuis d’autres sites se comporte de la même manière que si le visiteur se rendait sur ces autres sites. Ces sites web pourraient collecter des données sur vous, utiliser des cookies, embarquer des outils de suivis tiers, suivre vos interactions avec ces contenus embarqués si vous disposez d’un compte connecté sur leur site web.

Liens vers des sites tiers

Ce Site peut contenir des liens vers nos partenaires ou prestataires externes ainsi que vers différentes plateformes de réseaux sociaux gérées sur des serveurs tiers, par des personnes ou organisations sur lesquelles le RTCA n’a aucun contrôle.

Malgré toutes les mesures de précaution prises avant leur intégration sur ce Site, nous ne pouvons en aucun cas être tenus pour responsable de la façon dont vos Données seront stockées ou utilisées sur les serveurs de ces tiers.

Nous vous conseillons de prendre connaissance de la politique applicable en matière de protection des Données de chaque site Internet tiers auquel vous accéderez via notre Site afin d’apprécier la manière dont seront utilisées vos Données.

Durée de stockage de vos données

Données collectées de manière directe

Par principe, le RTCA ne conserve vos Données que pour la durée nécessaire à l’exercice de l’objet de son Site ou de leurs finalités, dans le cadre de son activité.

La durée de conservation varie selon la nature de vos Données en question, ainsi que la finalité pour laquelle elles sont collectées. En outre, une durée de stockage spécifique peut être imposée par une obligation légale.

Lorsque vous contactez le RTCA par les différents formulaires de contacts présents sur le Site, par e-mail, téléphone, SMS et fax ou via les réseaux sociaux, vos Données sont conservées tout au plus pour la durée légale, obligation du RGPD, de maximum 36 mois à compter du dernier échange avec le Club. À terme, elles sont irrémédiablement supprimées, éventuellement anonymisées pour les placer dans une base d’exclusion à des fins de statistiques.

Si vous laissez un avis ou commentaire, celui-ci et ses métadonnées sont conservés pour une durée maximum de 36 mois. Cela permet de reconnaître l’auteur pour un remplissage automatique et d’approuver automatiquement les commentaires suivants au lieu de les laisser dans la file de modération.

Les Données d’une inscription à notre Newsletter si cette fonctionnalité est disponible, adresse e-mail, ainsi que les éventuelles Données facultatives sont conservées jusqu’au désabonnement de la personne concernée ou pour une période maximum de 36 mois à partir du dernier échange de contact avec le Club, lequel peut éventuellement requérir de l’abonné un nouveau consentement (par opt-in ou double opt-in) pour une nouvelle période de conservation de 36 mois maximum.

Pour les utilisateurs et utilisatrices qui s’enregistrent sur notre Site et ouvrent un compte si ces fonctionnalités existent, nous stockons également leurs Données indiquées dans leur profil pour la période légale de 36 mois maximum à compter du dernier mouvement, qu’il s’agisse d’une modification de données, d’un appel téléphonique, etc.

La conservation de tous les documents comptables relatifs à l’exercice de nos activités est de 10 ans, obligation légale, à compter de la clôture de l’exercice.

Lorsque vous signalez un contenu illicite, la durée de conservation des Données sera susceptible de varier en fonction de l’infraction en cause et du temps de prescription applicable à celle-ci.

Par ailleurs, et afin d’éviter une «intoxication» de nos bases de données internes, toutes Données n’enregistrant aucune activité depuis au moins 12 mois peuvent être susceptibles de suppression par le RTCA, sans devoir en donner la justification à la personne concernée.

Données collectées de manière indirecte

Cookies ou traceurs du Site

Pour ce qui concerne les Données collectées au moyen de cookies ou traceurs du Site, ceux-ci peuvent faire l’objet d’une conservation jusqu’à 13 mois maximum qui est la durée légale imposée par le RGPD.

Les cookies relatifs aux commentaires émis expirent nativement au bout d’un an.

Selon le type de cookie ou traceur et leur finalité, la durée de stockage peut varier dans la fourchette constituée depuis la fermeture de session jusqu’à la fin de la période légale de conservation. Leur détention peut éventuellement être prolongée pour autant que les Données qu’ils contiennent soient rendues complèment anonymes, justifiées à des fins statistiques.

Cookies tiers

Sont concernés :

  • les cookies analytiques qui permettent d’analyser les comportements de navigation sous différents paramètres : Google Analytics pour le Site du RTCA
  • les cookies analytiques de sécurité anti-spam, de commentaires et messages indésirables : Jetpack, Yoast Seo, WordPress, etc
  • les cookies des réseaux sociaux : Facebook, Twitter, Intagram, etc
  • les cookies de contenu embarqué.

Nous vous conseillons de prendre connaissance de la politique applicable en matière d’utilisation des cookies ou traceurs de Google Analytics ainsi que de chaque site Internet tiers auquel vous accéderez via notre Site afin d’apprécier la manière dont sont traitées les Données leur concernant.

Sécurisation de vos données

D’une part, en externe, toutes vos Données sont stockées dans des bases de données hébergées chez un prestataire de services spécialisé dans l’hébergement de sites Web dont l’obligation est d’assurer un maximum de sécurité : double centre de traitement, informations cryptées, environnement sécurisé, pare-feux, anti-spam, anti-virus etc.

Hébergement :

OVH

2, rue Kellermann

F-59100 Roubaix

France

Email : cil@ovh.net

 

D’autre part, nous mettons en œuvre de notre côté une variété de mesures de sécurité pour préserver la confidentialité de vos Données, notamment lors de leur traitement en ligne avec un transfert chiffré en mode sécurisé HTTPS (alors que le mode HTTP ne crypte pas les données) de vos Données pour éviter qu’elles ne soient facilement lues par des tiers.

Compte tenu des particularités inhérentes à Internet, il nous est toutefois impossible de garantir la sécurité optimale des échanges d’informations sur ce réseau.

Hors ligne en interne, seul les membres du Club qui ont besoin d’effectuer un travail spécifique (par exemple, la Newsletter, le traitement de votre vos inscriptions Membre, abonnement et aux différentes activités, ou l’utilisation des Données pour d’autres besoins de communication) ont accès à vos Données. Les ordinateurs et serveurs utilisés pour les stocker et les traiter sont pourvus d’un maximum de précautions, dans un environnement sécurisé. (anti-virus, pare-feu, anti-spam, etc) Dans le respect de cette même confidentialité, le support papier est évité ou, en cas d’usage, fait l’objet d’un déchiquetage systématique après utilisation le rendant irrécupérable.

Nous nous efforçons d’assurer une protection maximum de vos Données, mais nous ne pouvons garantir la sécurité absolue des informations transmises à ce Site ou via les moyens classiques. Vous convenez que vous transmettez vos Données à vos propres risques.

Nous ne pouvons être tenus responsables du non-respect des paramètres de confidentialité ou des mesures de sécurité établies sur notre Site. À ce titre, vous convenez que la sécurité de vos informations est également de votre ressort. Par exemple, il vous incombe de garder secret le mot de passe vous permettant d’accéder à un éventuel compte d’utilisateur.

Ne le divulguez en aucun cas à des tiers. De même, soyez vigilant lorsque vous divulguez des informations dans les sections publiques du Site, ces dernières pouvant être consultées par n’importe quel utilisateur du Site.

Les droits que vous avez sur vos Données

Vous pouvez décider de ne transmettre aucune Donnée sur ce Site : la plupart des fonctionnalités de ce Site comme l’utilisation de nos différents formulaire de contact et d’inscription ne seront d’aucune utilité. Dès lors, il ne vous sera pas possible de nous transmettre vos messages, vos éventuelles questions ou interrogations. Et si, de par ce fait, vous nous contactez par courrier, mail, par téléphone, SMS, ou fax, nous avons fait le choix de répondre, lorsque nécessaire, uniquement par e-mail, y compris pour vous confirmer une réponse téléphonique.

Vous pouvez décider de ne plus faire partie de notre liste de diffusion de notre éventuelle Newsletter par simple désabonnement en cliquant sur le lien présent dans chaque mail.

Si vous avez un compte d’utilisateur ou client pour autant que cette fonctionnalité soit disponible sur notre Site, ou si vous avez laissé des avis ou commentaires ou encore transmis des Données via nos différents formulaires de contact et d’inscription sur le Site ou au moyen des outils des réseaux sociaux, vous pouvez demander à recevoir un fichier contenant toutes les Données que nous possédons à votre sujet, y compris celles que vous nous avez fournies par e-mail, fax ou téléphone, SMS, ou encore lors de contacts «de visu».

Vous pouvez également demander la rectification ou la suppression de vos Données vous concernant à tout moment sans devoir en justifier la raison. Cela ne prend pas en compte les Données stockées à des fins administratives, comptables, légales ou pour des raisons de sécurité.

L’exercice du droit d’accès, de rectification, de retrait de consentement, de suppression des Données doit faire l’objet d’un envoi par email (club@rtcarlon.be) en faisant la preuve de son identité (joindre une copie de sa carte d’identité recto/verso). Il est à noter qu’une demande portant sur un retrait de consentement, par exemple la volonté exprimée par la personne concernée de ne plus faire partie de notre liste de diffusion de notre Newsletter, si disponible, ou l’action par elle de se désabonner via le lien présent dans ces Newsletters, n’entraîne pas d’office la suppression de ses Données, sauf s’il en exprime clairement le souhait.

Le RTCA ne peut être tenu pour responsable de toute éventuelle usurpation d’identité dans la soumission d’informations à caractère personnel par tout utilisateur. La personne concernée par ce délit peut bien entendu exercer son droit de suppression de ces Données.

Respect de vos droits

En cas d’insatisfaction ou plainte concernant l’exercice de vos droits, le contact responsable pour le traitement de vos données à caractère personnel est :

Anthony Boulanger (club@rtcarlon.be)

La personne concernée peut également s’en référer à la Commission vie privée sur leur site Web.

Règlement Général sur la Protection des Données

Les présentes règles de notre politique de confidentialité sont portées à la connaissance de l’internaute, membre du RTCA ou non-membre, qui visite ce site Web et/ou transmet des informations à caractère personnel, via ce Site ou d’autres moyens, en vue de lui communiquer qu’elles seront assidument traitées dans le respect de la nouvelle loi sur le Règlement Général de la Protection des Données privées (RGDP) en application à partir du 25 mai 2018. Plus de détails sur ce Règlement sont disponibles ICI.

 

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